Nyakamon az EXPO! - Rendezvényszervezés csekklistával

 Mindig is szerettem "szervezni", lényegében bármit :). Általános iskolában klubdélutánt, őrsfoglalkozást  :), Télapó műsort. Gimiben diákigazgató-választási műsort, osztálykirándulást, vicces csapat versenyt. Egyetemen is, ami jött, szakest műsor, közös tanulás :D, anyukaként pedig törvényszerűen babaklub, és bababörzék :)
Kaposvárimamiként az első offline megjelenésünk a nagyon jópofára sikerült karácsonyi és húsvéti Játékbörze® volt. Zárójel: Az "®"  fontos! Lopás ellen... Volt rá kísérlet. Egyszer majd az ilyen esetekről is írok...  

Az "arculat" amúgy eddig minden saját rendezvényen SK volt, azaz designed and made by me :) Nagyon amatőr módszerekkel, sima ppt-ben szerkesztve a szóróanyagot és a bannereket :)) Feldob amíg kitalálom, összerakom fejben, megtalálom a színeket, képeket, betűtípust, elrendezést - aztán kikészít, amíg technikailag kivitelezem, néha napokon át bénáskodva :) A nyomdakész verzióról nem is beszélve.

 
Aztán volt néhány pályázati pénz segítségével megrendezett programunk, legutóbb a kaposvári "Miénk itt a tér" elnevezésű naaagy projekt keretén belül sikerült támogatást nyerni több kisebb és egész nagy program megszervezésére.

Most pedig ismét saját forrásból (értsd 0 Ft önerő:)) szervezzük a nagyszabású Család EXPO-t!!! Juhééé! Már csak pár nap van hátra - de csodák csodája egészen jól állunk - még erre a blogbejegyzésre is van idő (igaz beáldoztam érte egy tíz óra előtti ágyba bújást...)

Hogy mi a különbség az önerőből szervezett és a támogatott rendezvény között?

Az egyik mindenképp a stressz. Ami mondjuk, mindkettőnél jelentkezik, csak nem mindegy, mikor, és miért. :)
Pályázatnál a legnagyobb stressz a legelején és a legvégén van: A pályázat beadási határidejének napján 23:55-kor, hogy tudjuk-e még csatolni az összes szükséges doksit, hogy ne álljon le a net az utolsó pillanatban, és, hogy tuti-tuti mindent kitöltöttünk-e mielőtt megnyomnánk 23: 58-kor a Véglegesítés gombot.  A legvégén pedig az elszámolás, a szakmai és pénzügyi beszámoló, és az ezzel járó éjszakázás, ami hazavágja az ember idegrendszerét.

Hogy miért az utolsó pillanatokra marad mindig?? Hát, én az  "egyéb családi elfoglaltságra" (értsd örökös házimunka, gyerekek, stb.) fogom, meg hát, már Makovecz Imre is megmondta egy interjúban, hogy a legfőbb ihletadó, és kreativitásforrás a határidő.

A saját forrású rendezvény - az eleje és a legvége csupa öröm és lelkendezés, aminek mindig bedőlök. A siker mámora elfeledteti a non-stop stresszt és aggódást, amitől nem lehet szabadulni az egész szervezés alatt.

Azon most a Család EXPO-nál már túl vagyunk, hogy jelentkeznek-e kiállítók, sikerül-e jó programokat kitalálni,

Most, jelen pillanatban azon parázok, hogy jönnek-e majd az emberek... Rémálmaimban látom, ahogy két-három eltévedt család kukkant be, majd csalódottan távozik.... :))
Pedig, tudom, hogy sokan lesznek - nem lehet másképp, hiszen adtunk a marketingnek :):

Jelige: népszerűsítés minden fronton! 

• a saját oldalunkon lépten-nyomon belebotlik a látogató - fejléc banner minden oldalon, kezdőoldali hír, programajánló
• teleszórtuk a várost - plakát az összes lakótelep összes lépcsőházán (egy Kaposvár méretű városban ez pár óra alatt 2-3 fővel kivitelezhető), összes suli és ovi, és szórólap a gyereküléses autók szélvédőjére a városban tanyázó Cirkusz előadásai alatt (bocsi....)
• benne vagyunk a helyi fő reklámújságban (barter)
• szerepeltünk a helyi TV-ben
• minden helyi online média programajánlójában
• kiküldtem több "ütős" hírlevelet, és még fogok is
• + folyamatosan kommunikáljuk facebookon az újabb és újabb fejleményeket

 Ezt mind muszáj!! Volt már olyan rendezvényünk, ahol - lustaságból - elmaradt a szórólapozás, és félvállról vettük a plakátolást, és meg is lett az eredménye - alig voltak.

És, valójában akkor is megnyugodhatok, ha a csekklistámra nézek... Vagy mégsem??
Lássuk:
Ami megvolt:

• Egyeztetés a bizonytalankodó részt (és részt nem) vevőkkel
• utolsó egyeztetés a helyszínnel
• számlázás
• info levél a kiállítóknak
• hírlevél, plakát, szórólap

Ami még visszavan:

• Kiállítók A/4-es céglogójának nyomtatása, laminálása, lyukasztása
• Pecsétgyűjtő füzetek véglegesítése, nyomtatása (nyomda)
• Lufik (100+), fellépőknek ásványvíz, poharak, rágcsálnivaló beszerzése
• Saját stand berendezéséről listaírás
• Mikrofon, erősítés és zenegép szerzése
• Fizetési felszólítók kiküldése
• Számlák kiállítása (friss utalásoké)
• Önkéntesek szerzése, már meglévőknek levél a technikai részletekről
• babakuckó berendezés szállítása
• végleges helyszínrajz kisakkozása

Na, szóval akkor megyek is aludni pár órácskát. Holnap nincs bölcsi (vagyis családi napközi, ahova heti 3-szor mennének az ikrek délelőttönként, de még csak mai volt a 4. alkalom. Valamiért nem akar összejönni.

Pedig most nincs semmi olyan rossz előérzet, mint ami a Marcival megjárt kálváriánkat indította. Emlékeztek? :D

Itt mindenki tündér, a hely szép, a gyerekek isjól érzik magukat. Igaz, én belül érzem, hogy nem akarom elengedni őket, kis "volt-korababákat..." De hát csak pár hét, a nyári szünetig...
De erről majd más posztokban részletesen! 

Szóval holnap napközben nemigen tudok majd dolgozni, de majd legfeljebb megkísérelünk egy beszerző körutat... ha nem esik nagyon :))

Szeretettel:
 

 (Ha még nem tetted, iratkozz fel a blogértesítőmre, hogy azonnal értesíthesselek a legújabb bejegyzésemről! kattints ide!)